مدیریت وقت و زمان بندی:« دکتر براین تریسی»

هنگامی که هدف خود را به روشنی معلوم کرده اید و در موارد اجرایی آن تصمیم قطعی گرفتید,گام بعدی در جامه ی عمل پوشاندن به هدفتان مدیریت موثر و زمان بندی مناسب است.همان طور که می ئانیم,همه افراد موفق,وقت خود را به خوبی و درستی صرف می کنند.همه ی برندگان,وقت خود را عاقلانه صرف می کنند.همه بازندگان وقت و نیروی خود را بیهوده تلف می کنند.

از نکات بسیار مهم آن است که برای هدف خود طرح و برنامه روشن ومبتنی بر جزئیات داشته باشیم.

از نکات بسیار مهم آن است که هر روز قبل از شروع کار فهرست تهیه کنید,بدین ترتیب ذهن نیمه هوشیار,شب هنگام روی آن کار می کند.مواد لازم را سازمان می دهد,و جواب ها و راه حل های مشکلات و موانع را پیدا می کند.صبح که کار را شروع می کنید از انجام کارهایی که در فهرست نیست,خودداری کنید.خ.د را موظف کنید از کلیه وظایف و تکالیف جدید فهرستی تهیه کنید.

تهیه فهرست دارای دو فایده است:نخست این که سراسر روز احساس سامان بافتگی بیشتری می کنید؛نسبت یه خود احساس بهتری دارید و در نتیجه,کار بیشتری انجام می دهید.دوم,در پایان روز وقتی می بینید,در نتیجه کاربرد فهرست,همه کارهای مختلفی که داشتید به انجام رسیده است,احساس پیشرفت و موفقیت به شما دست می دهد.حس می کنید بر کارها مسلط هستید و کنترل زندگی خویش را در دست دارید.

 نکته ظریف درباره مدیریت موثر وقت آن است که فهرست خود را بر حسب تقدم امور,تهیه کنید.قانون هشتاد درصد/بیست درصد را که بوسیله ویل فراتو پارتو «vill Frato Parto»در سال 1895 تدوین گردیده است مورد استفاده قرار دهید.طبق این قانون,هشتاد درصد ارزش هر فهرست کاری در بیست درصد کارهای مزبور گنجانده شده است.

این پرسش را که در مدیریت موثر وقت دارای اهمیت بسیا زیادی است از خود بکنید.«در حال حاضر چگونه می توانم از وقتم,حداکثر استفاده را بکنم؟» هنگامی که بتاید از بین دو کار «الف» یا«ب» یکی را انتخاب کنید از خود بپرسد:«در حال حاضر,چگونه می توانم حداکثر استفاده را از وقتم بکنم؟» و کاری را بکنید که در انجام آن حد اکثر استفاده از وقت شما به عمل آید.در غیر این صورت,زندگی و وقت شما تلف خواهد شد.

همه مدیران بزرگ,کلیه زنان و مردان موفق,همیشه فکر خود را به این نکته متمرکز می کنند که چگونه حداکثر استفاده را از وقت خود بکنند.زیرا می دانند,هیچ وقت برای همه کارها وقت کافی نیست,ولس همواره برای انجام کارهای همه,وقت کافی وجود دارد.

در مدیریت موثر وقت که پایه و اساس همه موفقیت های بزرگ است,تمرکز به روی انجام یک کار واحد است,بدین معنی که باید خود را در آن واحد به روی انجام یک کار متمرکز کنیم و تا کار انجام نشده,دست از کوشش بر نداریم.

پیتر کروکر«Peter druker»در کتاب خود به نام«مدیران لایق»می گوید:مدیران لایق,کارها را بر حسب تقدم انجام می دهند و تا کاری انجام نشده دست از کار نمی کشند.

مخدیران نالایق,فهرست تقدم کارها را تهیه می کنند ولی مرتباً آن را بر می دارند و بر زمین می گذارند.کاری را شروع می کنند و نیمه کاره رها می کنند.بدین ترتیب وقت بیشتری صرف می کنند تا کاری را انجام دهند.

بنابراین سعی کنید فرصتی بدست بیاورید,فهرست تقدم کارها را تهیه کنید و کارها را یک به یک شروع کنید و تا یکی را کاملاً انجام نداده اید دست از کوشش بر ندارید.اگر کارها را یک به یک انجام دهید,در مدت یک روز می توانید به انداره پنج روز دیگران,کار انجام دهید.

اگر می خواهید در بین همکاران بدرخشید,یکی از آسان ترین و سریع ترین راه های انجام آن,این است که وقتی کاری به شما ارجاع می شود,بلادرنگ شروع به انجامش بنمایید.به خود بگویید:

«همین الان انجامش بده!همین الان انجامش بده!»اطمینان داشته باشید وقتی مسئولیت های مهم تری پیش می آید,رئیس شما که می خواهد کارها به فوریت انجام شود,سراغ کسی می رود که می داند کارها را با سرعت ودقت انجام می دهد.طبعاً به چنین کسی,در مقام مقایسه با کسی که کارها را به فردا می اندازد,حقوق بیشتری پرداخت می کنند و احترام بیشتری برایش قائل هستند.

اگر بخواهیم در کسی که می خواهد در دنیای تجارت به موفقیت برسد,تنها یک صفت اختصاصی به وجود بیاوریم,آن صفت تمرکز فکر به روی امور مهم,خواهد بود؛حس مهم تلقی کردن کارها؛انجام فوری کارها؛ادامه به کار و پرهیز از تأخیر و پشت گوش انداختن امور.

وقتی که شروع به تعیین هدف می کنید-هر چند ممکن است خوشایند نباشد-انتظار ناکامی,تأخیر و عدم موفقیت را ممکن است داشته باشید.پس تصمیم جدی و مصمم بگیرید تا بر ناکامی های موقت خود پیروز نشده اید پایداری کنید و به راه خود ادامه بدهید.همواره به هدف خود بیندیشید؛درباره آن فکر کنید؛آن را مد نظر داشته باشید و بدین وسیله ثبات قدم خود را حفظ کنید.

می گویند:«وقتی مشکلات را میبینید که چشم از هدف خود بردارید»و این گفته ی مهمی است.به خاطر داشته باشید که ذهن هوشیار در آن واحد,فقط یک فکر را می تواند در خود نگه دارد,مثبت یا منفی .و هدف فکر مثبتی است.بدون توجه به اتفاقاتی که در اطرافیان می گذرد,فکر خود را به روی هدفتان متمرکز کنید.نگرانی های جزئی مانند جریمه های رانندگی و فشارهای روحی دیگر که سایر مردم  را رنج می دهد,نمی توانند آسایش شما را بر هم بزنند.

هدف تعیین کردن را پیشه خود سازید.فکر کردن دائمی درباره ی هدف ها,ما را از ساحل امن خویش دور می کند,خود پنداری ما را ارتقا می بخشد,ما را در جهت عملکرد های عالی و بهره وری از استعدادهای ذاتی خویش بهد عنوان یک انسان هدایت می کند.

                                 «دکتر براین تریسی»